はじめに－差が付く！RFPの作成方法
これまでたくさんのお客様のシステムの移行、リプレイスをご支援させていただきましたが、多くのお客様から「前回のシステム選びは失敗した！」とか、「ベンダー（システム会社）を変えたい！」というお声をいただきます。システムは、完成するまで仕様のすべてを把握することが難しいため、自社に最適なベンダー/システムを選ぶことは非常に苦労します。でも、ご安心ください。しっかりとベンダーの選定を行うことで、どのシステムやベンダーを選べば自社の要望が叶うかをある程度見定めることができます。
ベンダーの選定する際に重要なのは、しっかりと提案をしてもらい、過程でベンダーを見分けることです。しっかり提案をしてもらうために必要なのは、今回のテーマであるRFP（Response For Proposal | 提案依頼書）です。RFPはRFI（Request For Information | 情報提供依頼書）などと言われることもありますが、いずれもシステムベンダーに提案を依頼する際に渡す資料です。
今回は、新しいECシステムを導入する際に、自社に最適なシステム/開発ベンダーを選ぶためのRFPの作成方法をご説明させていただきます。このコラムを読み、ページ下部の無料パワーポイント(ppt)フォーマットを使っていただければ、最小限の手間で、必要な情報が凝縮された提案書をベンダーから提出してもらうことができます。
併せてコラム『失敗しないシステムリプレイスの流れ』もご覧ください！
①リプレイスの目的/スコープを明記する！
RFPを作成する際に最も重要なのが、リプレイスの目的を記載することです。
リプレイスの目的は、
「ステップアップメールを配信できるようにし、既存会員を活性化し、売上を150%に伸ばしたい」
「よりお客様が使いやすいようにデザインを変え、購入率（CVR）を1%上げたい」
「受注のオペレーションを自動化し、２人で作業ができるようにしたい」
というように、できるだけ具体的に記載しましょう。戦略に関わる部分なので、目的を記載しない企業様もいらっしゃいますが、目的を明確に記載しないとシステム会社から的を射ない提案が提出されてしまい、比較が難しくなる場合があります。
また、今回のプロジェクトのスコープ（範囲）を記載することも重要です。ECに関してリストアップされた機能をシステム化して欲しいだけなのか、マーケティングのアドバイスもして欲しいのか、物流やCRM（顧客関係管理）のシステムも同時にリプレイスしたいのか、ベンダーの提案範囲を明確に伝えましょう。現在明確な課題を抱えているときには、システム要件にせず、課題をそのまま記載しておくと、親身なベンダーは良い提案をしてくれたりします。
目的とスコープがしっかり記載できれば、求めている提案と大きくズレルことはほぼありません。また、各システム会社から、システム以外での目的達成の方法も提案してもらえる場合があるので、目的とスコープは明確に記載することが重要です。
②既存システムの構成/業務フローを記載する！
プロジェクトの目的とスコープ次に重要なのが、既存システムの構成や業務フローです。
新しいシステムを構築する上で関係ないと思われがちですが、構築するシステム以外のシステムの全体像が共有できないと、想定が大きく変わり、正確な見積が出ません。各機能の詳細は、発注後に要件定義というフェーズで再度固めていくことになりますが、発注後に費用が増大しないためにも非常に重要になります。
記載すべきポイントは、既存システムで行っている業務範囲と、連携している他のシステムです。
ECは事業者によって運用が異なるため、既存のシステムでピッキング作業や集計作業も行っているか、他のシステムにデータを連携して処理しているかなど記載する必要があります。また、連携しているシステムが他にない場合には記載の必要はありませんが、基幹システムや決済代行会社、物流会社やメール配信サービスなど、連携しているシステムがある場合には必ず記載しましょう。
③要求機能一覧を作成する！
次に、要求機能一覧を記載します。
RFPに記載しても問題ありませんが、システム会社から提案をもらった後に、実装する機能の取捨選択を行う際のことを考えるとエクセル形式のファイルで別に作ると良いかと思います。要求機能は、当たり前と思っている機能も含めて、機能単位でできるだけ細かく作りましょう。また、ユーザー向けのフロント画面の仕様と業務で見る管理画面の仕様の両方記載しておくことも重要です。
◆例 ポイント履歴管理
フロント画面仕様：マイページからポイントの取得/利用履歴を確認できるようにする。
管理画面仕様：顧客情報に紐づけて、ポイントの取得/利用履歴を確認できるようにする。また、付与/付与の取消も行えるようにする。
フォーマットに決まりはありませんが、ベンダーに記載してもらうことも考慮し、「必要な機能」「管理画面の仕様」「フロント画面の仕様」「対応の可否」「開発規模感」「備考」などの列を設けておくと、提案書が出そろってから比較しやすくなります。
④提案書の必須内容を一覧で記載する！
RFPには要求機能に関する見積ばかりではなく、システム会社の比較に必要なその他の情報も提出してもらうようにしましょう。
支払い条件や瑕疵担保期間は、契約の際に調整が必要になるケースが多い項目です。選定段階から把握し、交渉することで優位に交渉を進めることができる場合もあります。
【提案書に記載してもらう情報の例】
- 同業の構築実績
- 標準の機能一覧
- 要求機能一覧への回答
- インフラ構成図/セキュリティ対策
- バックアップ/ログ管理
- 動作環境（OS/対応端末/ブラウザ）
- 納品物一覧（粒度が分かる物）
- 見積書(初期と３年分のランニングコスト)
- 保守（サポート）内容/費用
- 支払条件/瑕疵担保期間
- 体制図/構築スケジュール
⑤その他
RFPの最後には、選考スケジュールや選定基準なども記載しておくと、ベンダーには親切です。記載しなくても、システムベンダーから質問されることが多いですが、最初から決めておくことで社内での選定作業もスムーズに進められます。
また、構築しようとしているサイトの手本となるベンチマークサイトがあれば、口頭でも良いのでベンダーに伝えましょう。ただ、ベンチマークサイトを伝える際には、必ずそのベンチマークサイトのどの点が手本にしたいかを明確に伝えてください。トップページのデザインを手本とするのと、購入フローを手本とするのでは、イメージが全く異なります。
お勧めとしては、デザインテイスト（配色や余白、情報量や売り感など）をイメージするためのベンチマークを1つ、マーケティング面でベンチマークとなるサイトを１つお伝えできれば、完成形のイメージが共有できるかと思います。
⑥絶対にやってはいけない選定方法
ついでに、絶対にやってはいけない選定方法をご説明いたします。
システムリプレイスのご相談をいただく際、「既存のサイトを見て、同じシステムを作ってください！」と言われることがあります。
一見、イメージを共有できる良い方法に思われますが、実はこの方法では正しくベンダーを比較するこができません。
比較ができない理由は主に2点あります。
1点目は、ECのシステム会社はベースとなるシステムを持っていることが多いのですが、操作性も含め、まったく同じシステムを求められては、そのベースシステムの仕様を大幅に変える必要があります。良い機能をたくさん含んだシステムあっても、今と同じシステムと言われると、機能レベルを下げるのに高額なカスタマイズ費用を見積もらなければいけません。これでは、各ベンダーの強みが活かせません。
2つ目は、サイトを見せても、すべての機能は把握できないからです。目に見える部分は機能としてリストアップできますが、登録条件や制限、自動機能などは見積に含まれません。そうなれば、当然後から要件漏れで費用が数倍に膨れ上がります。
こうならないためにも、既存のサイトと同じように作り替えたくても、機能要件は必ずリストアップしましょう。この作業を通して、必要な機能を整理することもできるので、手を抜かず機能のリストアップを行うことをお勧めします！
最後に－お困りの際には、是非ご相談ください！
ここまで、RFPの作成方法をご説明しましたが、普段慣れていない業務は大きな負担がかかります。また、一度ベンダーを選定しシステムの構築を依頼すると、数年はお付き合いすることになるため、ベンダー選定はても重要な決断になります。
当社は、事業の戦略企画から、システム開発、オペレーション改善までをワンストップで提供しておりますが、もちろん当社以外のベンダーの選定/ご紹介もご支援させていただきます。また、未然にトラブルを防ぐために、ベンダー様との契約内容の確認や、要件定義への参加、進捗管理などにも参加させていただきますので、リプレイスの際には是非一度お声がけください。
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